Efektifitas Struktur Organisasi Akademik di Dunia Kampus

Struktur perguruan tinggi sangat ditentukan oleh usia perguruan tinggi dan perpaduan disiplin ilmu, lokasi, dan besar universitas meliputi alumninya.  Struktur perguruan tinggi yang hanya memberikan perhatian pada satu bidang kajian pengajaran berbeda dari struktur universitas yang terdiri atas beberapa Jurusan. Misalnya, model organisasi yang berhasil pada universitas kecil yang terletak di dalam kota, hanya mengelola bidang ilmu sosial, belum tentu struktur organisasi ini sama berhasilnya bila diterapkan pada universitas yang mempunyai bidang kajian Kedokteran, Sain dan Teknologi dengan jumlah mahasiswa besar. Dengan demikian, struktur organisasi akademik di perguruan tinggi tidak dapat disamakan.

Gambar oleh OpenClipart-Vectors dari Pixabay 

Faktor Penting Dalam Organisasi Akademik

Umumnya pengaturan struktur organisasi perguruan tinggi didasarkan oleh efisensi sumber daya fisik dan pendanaan. Banyak usaha yang dilakukan untuk menyusun struktur organisasi perguruan tinggi dengan pertimbangan agar tercapai efektifitas di dalam penyelenggaraan kegiatan dan pembiayaan. Ada struktur organisasi universitas yang memberikan penyelenggaraan akademik dan pengelolaan keuangan pada fakultas, ada pula struktur organisasi yang menerapkan pemberian wewenang dalam pelaksanaan aktivitas pada fakultas sedangkan pengelolaan keuangan masih berada di universitas sesuai dengan permintaan kebutuhan fakultas. Struktur organisasi perguruan tinggi dapat berubah sesuai dengan perkembangannya. Ada baiknya apabila meniru struktur organisasi universitas yang berhasil dengan pertimbangan sesuai dengan kebutuhan dan keadaan.

Struktur organisasi universitas bervariasi sesuai dengan jumlah Jurusan dan Fakultas yang dikelolanya. Umumnya universitas besar yang efisien terdiri atas beberapa fakultas dan dikelompokkan berdasarkan bidang kajian utama. Pengelompokan berdasarkan kajian utama tersebut bertujuan untuk memudahkan di dalam penggunaan sumberdaya fisik dan sumberdaya manusia seperti bidang keahlian yang sulit didapatkan. Pengelompokan juga bertujuan untuk efisiensi di dalam penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan bersama yang harganya tergolong mahal dan biaya pengoperasiannya sangat tinggi.

Ada universitas yang berhasil dengan cara mengubah struktur organisasi melalui penggabungan beberapa Jurusan di dalam satu Fakultas sehingga jumlah fakultas menjadi terbatas, misalnya Fakultas Sain, Fakultas Teknologi dan Fakultas Ilmu Sosial. Fakultas Sain membawahi bidang kajian sain seperti Kedokteran, Farmasi, Pertanian, Peternakan, Perikanan, Lingkungan, Biologi, Kimia, Fisika, Matematika, Geografi, dll.  Fakultas Teknologi membawahi bidang-bidang teknologi seperti bidang Teknik, Elektronik, Industri, Informatika, Antariksa, dll. Sedangkan Fakultas Ilmu Sosial membawahi beberapa bidang kajian Ekonomi, Politik, Budaya, Filsafat, Pendidikan, Agama, dll. Akan tetapi di beberapa universitas pengaturan struktur organisasi berdasarkan efisiensi bukan menjadi target karena lebih berorientasi pada efektifitas pelaksanaan pembelajaran, sehingga satu universitas bisa memiliki banyak fakultas walaupun jumlah mahasiswanya tidak tergolong banyak.

Kecenderungan untuk membuat struktur organisasi dengan banyak fakultas berdasarkan disiplin ilmu mempunyai alasan bahwa disiplin ilmu yang berbeda membutuhkan tipe pimpinan (Dekan) yang berbeda, karena akan berhubungan dengan strategi pengambilan keputusan yang tepat sesuai dengan pengalamannya di dalam bidangnya, dan juga memberikan wibawa pada pemimpin karena akan ada penghormatan dari bawahan terhadap pimpinan yang mempunyai latarbelakang akademik sejenis, karena pemimpin yang dipilih tersebut telah mendapat pengakuan memiliki kelebihan dalam bidang kemampuan akademik, penelitian, komunikasi dan manajemen.

Becher dan Trowler mengadakan penelitian terhadap beberapa tipe kepemimpinan berdasarkan disiplin ilmu dan mengelompokkannya menjadi 4 kategori penampilan pemimpin, yaitu: Keras, Lembut, Murni dan Terapan. Kepemimpinan pada Bidang Sain murni dikategorikan sebagai tipe “Murni-Lembut”, kepemimpinan untuk Bidang ilmu Kemanusiaan dan Ilmu Sosial Murni dikategorikan sebagai tipe “Keras-Murni”, sementara kepemimpinan pada bidang ilmu Teknologi dikategorikan sebagai tipe “Keras-Terapan”, sedangkan kepemimpinan pada bidang Ilmu Sosial Aplikasi dikategorikan sebagai tipe “Lembut-Terapan”. (Becher dan Trowler, 2001). Tidak sulit untuk mensejajarkan profil ini dengan tipe organisasi akademik: fakultas yang membidangi ilmu Sain Murni dan Teknologi cenderung menganut sistem singkat dan menyerupai bisnis, berkeinginan untuk “langsung bekerja” dan memberikan otoritas penuh kepada dekan dalam memberikan keputusan, sedangkan fakultas dengan bidang ilmu Sosial cenderung tidak bertalian satu dengan yang lain, tidak mempunyai keinginan untuk memberikan otoritas penuh pada dekan dalam pengelolaan, dan enggan menerima kebijakan yang diberikan oleh pimpinan tertinggi sebelum terlebih dahulu mendiskusikan dan mempertanyakannya, dan selalu ada kecenderungan menentang status quo.

Penilaian Terhadap Efektifitas Struktur Organisasi Akademik

Satu kesulitan di dalam menilai perubahan efektifitas struktur orgnisasi di perguruan tinggi adalah adanya sifat random sebagai penyebab perubahan dan adanya asumsi bahwa perubahan dalam bentuk pengambilan keputusan adalah dasar utama untuk meningkatkan pengelolaan. Di beberapa universitas, perubahan dalam bentuk organisasi dilakukan bukan dengan cara mengganti bentuk organisasi, tetapi hanya mengikuti arah perubahan bentuk organisasi yang sudah dibuat sebelumnya. Ada universitas yang menganut struktur tradisional dengan memberi wewenang pada unit-unit lebih kecil dan bertanggungjawab langsung kepada Pembantu Rektor, unit ini dapat berupa Fakultas yang dipimpin oleh Dekan, dan pada Fakultas bergabung beberapa Jurusan, tetapi dalam prakteknya Fakultas memberikan wewenang pada Jurusan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana Jurusan. Dengan sistem ini, akan terjadi kebijakan bertingkat, birokrasi berlapis, komunikasi dan garis komando yang panjang. Bila Pembantu Rektor menilai telah terdapat kelemahan di dalam penyelenggaraan kegiatan di Jurusan maka perubahan baru dapat dilakukan setelah melakukan negosiasi melalui Dekan dan selanjutnya dikomunikasikan kepada Ketua Jurusan. Rantai komando seperti ini dianggap terlalu panjang dan terlalu banyak birokrasi, sistem ini cenderung melindungi kebijkan yang sudah ditetapkan di Jurusan. Ada beberapa keuntungan dalam sistem ini terutama apabila didukung oleh kemapuan Dekan menjabarkan instruksi Pembantu Rektor menjadi operasional sehingga masing-masing Jurusan mengimplementasikan kebijakan yang sama dengan benar. Akan tetapi ada kesan bahwa waktu untuk mendapatkan instruksi tersebut agak lama dibanding bila instruksi Pembantu Rektor langsung diterima Ketua Jurusan.

Model lain di universitas adalah struktur organisasi terdiri atas beberapa Fakultas tetapi mempunyai Komite Fakultas untuk mengatur rencana dan kegiatan universitas di unit-unit yang lebih kecil. Semua pengaturan dan pendistribusian sumberdaya fisik dan dana dilakukan berdasarkan keputusan yang ditetapkan Komite Fakultas. Keputusan penting yang dilakukan Komite Fakultas adalah membuat kebijakan pendistribusian sumberdaya langsung ke Jurusan, sehingga akan mengurangi peran Dekan, dan fungsi Fakultas terkesan menjadi tidak ada di dalam pengelolaan. Dari hasil diketahui bahwa tidak ada perubahan yang dibuat untuk mengembangkan struktur organisasi karena Fakultas masih tetap bertanggung jawab pada pelaksanaan administrasi kemahasiswaan, dan tugas Komite Fakultas tetap seperti yang disepakati sebelumnya. Ternyata struktur yang demikian tidak memberikan manfaat terhadap efektifitas kegiatan di Fakultas. Sementara itu, administrasi yang terdapat di universitas harus diperluas tugasnya untuk melayani setiap aktivitas yang ada di Fakultas. Setelah beberapa tahun kemudian disadari bahwa universitas telah melakukan proses pemindahkan pusat pelayanan, yaitu dari Fakultas menjadi pelayanan universitas. Pengalihan alokasi sumberdaya langsung ke Jurusan akan mengubah fungsi dan tanggungjawab fakultas sehingga fakultas tidak berfungsi dan mengakibatkan biaya tinggi di dalam pengelolaan. Setelah menyadari adanya pengurangan dalam sumberdaya, akhirnya senat universitas mengambil keputusan untuk menghilangkan sistem administrasi yang dianggap tidak perlu dan dapat menghemat biaya dalam bidang administrasi.

Dua sistem yang disebutkan di atas menggambarkan adanya pengaruh yang besar terhadap efektifitas perubahan struktur organisasi universitas, yang mungkin dianggap akan dapat menyelesaikan satu masalah akan tetapi akan menimbulkan masalah lain. Pada kasus universitas yang pertama, struktur organisasi membuat semakin lebarnya gap antara pusat dengan Jurusan sehingga dapat menimbulkan situasi dimana universitas menjadi lebih sulit untuk memberikan respon terhadap tekanan dari luar, sehingga setiap rencana untuk perubahan dapat terhambat di tingkat atas atau di tingkat bawah. Pada struktur universitas kedua, keinginan untuk menggambarkan alokasi sumberdaya dan dana secara langsung ke Jurusan tanpa melihat kenyataan bahwa akibat perubahan organisasi akan berdampak nyata terhadap aktivitas di Fakultas. Dengan demikian, setiap melakukan pengaturan terhadap organisasi universitas harus penuh pertimbangan, baik dalam efektifitas pengelolaan maupun dalam pendanaan sehingga diperoleh hasil yang optimal.